Ficha técnica de alimentos na prática

como fazer uma ficha técnicaFicha técnica: a aliada principal do seu negócio

Profissionais e empresas bem sucedidas no ramo alimentício sabem que para aumentar a lucratividade e manter o crescimento do negócio, precisam fazer um controle rígido dos custos dos pratos disponíveis no cardápio.
Para isso, elas seguem à risca o uso da ficha técnica, um sistema simples que permite calcular o custo correto da receita com base em um controle da utilização de insumos, impactando no modo de preparo dos pratos e otimizando os resultados da empresa.

Quem deve usar a ficha técnica?

A ficha técnica é um procedimento que deve ser adotado por todos os empreendedores, seja um chef de um grande restaurante a pessoas autônomas que comercializam bolos e salgados em casa. Dessa maneira, você consegue verificar qual é o custo efetivo do seu produto, ajudando na precificação, montagem de cardápio, controle de insumos e na organização da rotina produtiva da empresa. Ou seja, fazer uma ficha técnica é o primeiro passo para um bom gerenciamento do seu empreendimento.

Infelizmente, muitos bares, restaurantes e pequenos comerciantes só pensam no “ticket médio”, isto é, dividem o montante ganho pela quantidade de clientes do dia. Essa prática é errada, pois não faz um balanço fiel do que está acontecendo na sua empresa. “Será que está havendo desperdício? Aumento ou diminuo as porções? Verifiquei que o extrato de tomate está tendo muita saída, mas como saber se é para o molho à bolonhesa ou para a lasanha?”
Perceba como isso atrapalha na hora de dar um preço a sua produção, fazer promoções para atrair clientes e ter um controle geral do seu empreendimento? Para resolver isso, aprenda fazer uma ficha técnica a seguir!

Como fazer uma ficha técnica de alimentos para restaurantes?

Tenha em mente que a ficha técnica é onde você vai registrar os alimentos, o preço e a quantidade para cada receita que irá preparar, seja uma salada de entrada, o prato principal, um drink ou uma sobremesa que venderá de porta em porta.
O que deve conter?

• Nome da receita
• Categoria (sobremesa, prato de entrada, prato principal)
• Rendimento
• Item por item listado um abaixo do outro
• Unidade de medida de cada item (kg, ml, und)
• Quantidade exata que será utilizada na receita (incluindo as perdas)
• Custo unitário
• Custo total

Diferença entre a ficha técnica operacional e a ficha técnica gerencial

A diferença entre a ficha técnica operacional e a ficha técnica gerencial é o detalhamento das informações. A operacional é ideal para indicar o processo de produção de um prato, contendo as quantidades, ingredientes e o passo a passo da receita. A gerencial, por sua vez, contém os valores de custos. Informações que só quem gerencia o estabelecimento precisa saber. Auxiliando no dia a dia em áreas como compras, estoque, marketing e nas decisões que moldarão o futuro da empresa.

A importância da margem de contribuição

A utilização de uma ficha técnica na hora de fazer o seu produto influencia na precificação e consequentemente no seu lucro. Veja, podemos fazer um cálculo básico para uma receita.

Exemplo:
Se para um risoto de linguiça foram gastos R$ 14,00 no arroz arbóreo, R$ 30,00 em um vinho branco e R$ 11,00 no quilo da linguiça, isso significa que o preço total será? …

É nesse momento que muitos empreendedores se perdem. Estimar um valor é perigoso porque pode estar muito abaixo do que o prato realmente vale ou muito acima, afastando o público alvo de uma possível compra. Será que no exemplo, todos os ingredientes utilizados no risoto foram listados e aferidos no momento de calcular o preço? Sal, manteiga, temperos, queijo, tudo precisa ser inserido na ficha técnica.

Atente-se também, e isso se reflete no fluxo de trabalho dentro da cozinha, à rotina de porcionar ou ao menos calcular com precisão as quantidades de cada receita. Uma garrafa de vinho pode durar para 30 risotos, um pacote de arroz arbóreo só para 7. Como calcular preço com essa disparidade de quantias?

É preciso ficar de olho também na “inflação”, pois os produtos variam de preço mês a mês e o seu fornecedor tende a lhe repassar. Mesmo que haja um aumento de poucos centavos é importante pôr no papel, pois quando são calculados tudo o que produziu no mês, esses centavos podem fazer a diferença.

Para acertar na precificação de um produto avalie com base na margem de contribuição. É a partir dela que você poderá avaliar as receitas que mais contribuem para a construção do seu lucro.

O que é a margem de contribuição

A margem de contribuição é o resultado de um cálculo que leva em consideração a receita operacional (quanto faturou com as vendas) subtraindo a soma dos custos com as despesas variáveis.

É uma ferramenta que possibilita ao administrador verificar o potencial de cada produto, ou seja, como cada receita contribui para o lucro da empresa. Cada produto tem valores diferentes para ser produzido, portanto, a margem de contribuição também vai ser diferente para cada um.

Dessa forma é possível verificar se é viável ou não aquela produção, se ela gera lucros satisfatórios e qual a importância desse produto na sua engenharia de cardápio.

Custos da mercadoria
Os custos da mercadoria levam em conta tudo o que foi gasto na produção daquela receita. Então coloque no papel os custos com os insumos utilizados, funcionários, folha de pagamento, impostos, água, luz, gás, internet e depreciação de máquinas.

Despesa de venda
As despesas de venda ou despesas variáveis envolvem todos os gastos relacionados à venda do produto, por exemplo, impostos, taxa com o cartão de crédito, comissão para vendedores.

Exemplo de precificação na prática

Vamos utilizar o exemplo de uma doceria que vende brigadeiro a R$ 5,00 reais. Se naquele mês foram vendidos 100 brigadeiros, a receita operacional desse produto foi de R$ 500,00 reais.
Entretanto, para produzir os brigadeiros alguns custos foram gerados na compra dos ingredientes da receita (chocolate, leite condensado, forminhas de papel), na mão-de-obra de quem produziu e na utilização de gás, luz e água. Ao todo para produzir os 100 brigadeiros foram gastos R$ 100,00.

Já as despesas variáveis não passaram de R$ 50,00 (taxas com a utilização do cartão de crédito, impostos). Ou seja, nesse caso a margem de contribuição foi de R$ 350,00, pois se subtraiu dos R$ 500,00 (receita operacional) os R$ 150,00 (resultado da soma dos custos e das despesas).

Supondo que o brigadeiro fosse vendido a R$ 3,00 teríamos uma situação de alerta, pois a rentabilidade seria apenas de R$ 150,00. Nesse caso o administrador teria que avaliar se essa margem de contribuição é satisfatória ou não.

Experimente o Menu Control.

A margem de contribuição pode ser negativa?

A margem de contribuição pode ser negativa quando se tratar de uma estratégia de promoção, mas essa prática deve ser bem planejada para que dê certo. Com exceção dessa situação, valores negativos não são aceitáveis dentro de um negócio que precisa cobrir os gastos fixos.
A engenharia de cardápio

É nesse momento que o administrador do estabelecimento irá olhar para as opções do cardápio e verificar a viabilidade de cada uma além do potencial para aumentar as vendas. Se uma lanchonete tem um uma margem de contribuição de R$ 2.000,00 com a venda de batatas fritas e apenas R$ 1.0000,00 com a venda de hambúrgueres, atenção! Está na hora de posicionar melhor as batatas fritas no seu cardápio.

Essa escolha é feita em cima de dois dados: a margem de contribuição e o volume de vendas daquele prato. Todo esse fluxograma organizacional só é possível graças a uma ficha técnica bem feita, vamos conhecer um software que pode te ajudar a atualizar facilmente todos os custos envolvidos e organizar o modo de preparo das receitas

Software para controle de custos de restaurantes

É possível fazer a ficha técnica em uma folha de caderno? Sim, mas não é o mais adequado, uma vez que a perda de registros poderá ocorrer com muita facilidade. O mesmo se aplica a fichas técnicas impressas que são práticas para arquivar, mas não duram por muito tempo, atraem ácaros e fungos e são fáceis de serem extraviadas. Nesse sentido, o trabalho é dobrado, uma vez que terá que ficar procurando a ficha certa de cada receita e refazer em caso de perda.

É possível fazer a ficha técnica em planilha de Excel? Sim! Mas lembre-se que também há perigos. Quantas pessoas irão inserir dados nessa planilha? Como fará o controle da versão final do arquivo? Essas são algumas perguntas a serem consideradas na hora de decidir pelo controle no Excel. Muitas pessoas alimentando o arquivo abre margem para erros e alterações nas fórmulas que podem abalar toda a estrutura do negócio. Quem nunca trocou um 8 por um 80? Erros desse tipo são normais e podem ser evitados.
A dica é: contrate um serviço de software para controle de custo.

Por que usar um software de gestão para restaurantes?

O artigo da Dra. Fernanda Pontin de Matos Guimarães, intitulado “Importância do Receituário Padrão em Food Service”, pode ser aplicado a qualquer modelo de negócio. Em sua obra, a autora diz que adotar receituários na linha de produção permite que as refeições sejam as mesmas, independente do funcionário que está atuando.
A quantidade de insumo que será gasto já deve ser porcionado ou previamente estabelecido, assim você tem como precificar os pratos e controlar os pedidos de compra, além de gerir a rotatividade do estoque, evitando perdas e organizando o espaço de armazenagem.

10 benefícios de uma boa ficha técnica gastronômica

1. Organização das rotinas produtivas
2. Controle preciso de entradas e saídas
3. Precificação do produto
4. Investir em promoções
5. Ensinar funcionários
6. Controle de compras
7. Controle de vendas
8. Controle de estoque
9. Diagnóstico do faturamento da empresa
10. Dados para análise swot e estratégias de crescimento

Conhecendo o Menu Control

O Menu Control é um software que auxilia no gerenciamento do custo e preço de alimentos preparados, desde um bar com grande demanda até pequenos fornecedores que trabalham com vendas em casa ou de porta em porta.
Com o software para gestão de restaurantes da Menu Control é possível inserir todas as informação que uma ficha técnica necessita. Com a diferença de atualizar automaticamente, apresentando um diagnóstico sem precisar ficar inserindo fórmulas ou calculando manualmente.

Uma boa estratégia fará você apostar em outras receitas para reter ou aumentar a lucratividade. Dê atenção também ao modo de armazenamento dos alimentos, pois como lembra a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), porque podem proliferar bactérias e fungos, causando doenças como o botulismo e intoxicações alimentares.
Rotinas de produção integradas

A ficha técnica é a engrenagem da sua empresa. É muito nítida a diferença entre negócios que adotam esse sistema e outros que “fazem no olho”.

Exemplo:
Um senhor, ao solicitar uma picanha à brasileira (arroz e feijão) com a sua família em um restaurante de São Paulo, teve a seguinte experiência: o garçom ia e voltava para a cozinha a cada pedido que anotava, as porções quando chegavam à mesa eram de tamanhos diferentes para cada pessoa e no momento de pagar a conta era só dizer o que consumiu para o dono do estabelecimento que ele cobrava. Uma rotina de produção sem controle nenhum. Está claro como a rotina de produção poderia ser melhorada só com a instalação de uma ficha técnica

Com a implementação de um software para gestão de restaurantes tudo muda. Novos funcionários aprendem a fazer as receitas só com orientações da ficha técnica operacional. Eles também ficam sabendo com facilidade os ingredientes, a quantidade exata e como preparar.

Isso resulta em pratos padronizados em tamanho, sabor e montagem – independente do cozinheiro, além de agilizar os processos dentro da cozinha, evitando o desperdício de alimentos.
A partir da ficha técnica gerencial, o gestor pode precificar corretamente o preço de uma receita, fazer uma engenharia de cardápio que seja base para a rentabilidade da empresa e pensar estrategicamente em promoções e no posicionamento da marca no mercado.

Um processo que começa desde o atendimento do garçom na mesa e termina nas decisões de quem gerencia o negócio. O software para controle de custos da Menu Control pode ser a base para um bom desenvolvimento do seu empreendimento – seja ele pequeno ou grande.

Continue otimizando seus resultados, confira nossa artigo sobre precificação

Guilherme Soares
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