Artigo adaptado e traduzido de: https://www.posist.com/restaurant-times/restro-gyaan/7-golden-rules-restaurant-cost-control.html

A maior razão pela qual a maioria dos restaurantes não conseguem gerenciar suas finanças e sofrer com perdas é por não conseguirem manter controle dos seus custos. Controles de custos em restaurantes é essencial por permitir que você identifique as áreas de maiores gastos e tomar medidas corretivas e preventivas para manter uma relação saudável entre gastos e finanças.

1. Pesquisando e gerenciando seu inventário para garantir o controle de custos dos alimentos.

O primeiro passo para o controle de custos no restaurante é pesquisar e gerenciar o seu inventário. É essencial você investigar as entradas e saídas do estoque e o consumo atual durante o dia. Monitorar a variação entre o estoque ideal e o estoque físico vai te ajudar a identificar se existe muita perda no seu restaurante. A variação entre 3% e 5% é comum; porém, valores acima desses significam que há muita perda ou até roubos estejam acontecendo no seu restaurante.

Um sistema de estoque e inventário inteligente é muito útil nesses casos, assim como te ajuda a monitorar a variação, te dá relatórios em tempo real e também pode automatizar seus pedidos para cada item do estoque. Dessa maneira, você só fará pedidos para os itens quando chegarem em um certo nível pré-estipulado e assim, elimina o risco de estoques cheios ou vazios.

2. Adquirindo matéria-prima no crédito para reduzir custos.

Você pode controlar os custos do seu restaurante sendo minimalista nas suas transações em dinheiro e conduzindo todas as suas compras na conta do restaurante na base do crédito. Normalmente, a matéria-prima comprada em dinheiro é em menor quantidade, mas pode ser caro se comparado a compras no atacado

Fazer a compra desses materiais no crédito é uma boa ideia pois, permite que seu restaurante venda os produtos prontos, e assim, pague pelo crédito utilizado para a compra. Leve em consideração o período de crédito que seus fornecedores. Normalmente eles variam de 15 a 20 dias, mas isso varia de fornecedor para fornecedor. Lembre-se de sempre estabelecer regras de pagamento, pedidos e recebimento. Se possível, entre num “grupo de compra”, para diminuir significativamente os custos. Num grupo de compra, pelo número grande de compradores, os fornecedores costumam oferecer preços mais baixos.

Também é uma boa ter um contrato anual com seu fornecedor. Isso ajudaria não só no seu poder de barganha por um preço melhor mas também na consistência de qualidade da sua matéria-prima.

As operações do restaurante e os fornecedores são criticamente dependentes um do outro, então, manter um bom relacionamento com eles é saudável para seu negócio.

3. Analisar os requerimentos do estoque através do uso de fichas técnicas

Você pode implementar a estrutura de custos do restaurante e reduzir os custos significativamente dando atenção para algo que é crítico, mas normalmente esquecido, as fichas técnicas. As fichas técnicas são parte integral da estrutura de controle de custos por te informar qual a quantidade e valores dos materiais crus você usará para cada item do cardápio.

Por exemplo, a quantidade de carne crua entregue para o seu restaurante, e a quantidade de carne consumida por cada um dos seus pratos é diferente. Quanto for fazer pedidos, você deve pensar em quantas porções serão feitas com aquele material, e, baseado nisso, fazer seus pedidos.

4. Controlar o desperdício e utilizar o porcionamento

Produzir em excesso e servir porções grandes são sinais de desperdício, o que leva para custos mais altos. Você deve usar ferramentas para medir as porções e pesquisar muito bem para definir o tamanho delas. Empratamento correto também é essencial pois servir comida demais leva a custos altos e a desperdício.

Os parâmetros sugeridos para encontrar as quantidades corretas são:

• Comida que voltou do cliente;
• Comida queimada na cozinha;
• Comida que caiu/foi derramada na cozinha;
• Porções extras que são jogadas fora.

Quando começar a medir esses parâmetros, tome medidas corretivas baseadas nos resultados obtidos. Por exemplo, se muita comida está voltando dos clientes, ou você precisa melhorar no sabor e qualidade dos itens, ou reduzir o tamanho da porção servida. Se a comida na sua cozinha queima com frequência, talvez seus cozinheiros precisem de melhor treinamento ou até mesmo de melhores equipamentos de cozinha.

5. Controlar os custos reduzindo o turnover de funcionários

Outra dica para reduzir os gastos com funcionários é diminuindo o turnover. Os restaurantes está entre os tipos de negócio com maior turnover de funcionários, chegando a até 80% em alguns casos.

Contratar novos funcionários exige recursos, começando por entrevistas para recrutamento, depois para treinamento apropriado. Mas caso um funcionário saia da empresa nas primeiras semanas, todos os recursos gastos com ele, serão jogados fora.

Então, enquanto estiver contratando novos funcionários, seu foco deve ser na qualidade e, tenha certeza de conceder condições favoráveis para que eles fiquem na empresa por um longo tempo. Gaste tempo enquanto contratando e avalie bem os perfis de candidato para fazer as melhores escolhas possíveis.

Tenha certeza que está pagando seus funcionários sempre em dia, reconheça e recompense os colaboradores para talvez motivá-los a continuar trabalhando no seu restaurante. Isso ajuda também nos seus custos, apesar de gastar mais dinheiro, a produtividade e motivação do funcionário compensam esses gastos.

6. Automatize processos manuais

Colher e fazer pedidos, cobrança, sempre foram tarefas que exigem bastante das pessoas que as fazem. Se feito manualmente, abre possibilidade para erros e consome muito tempo. Um sistema de gerenciamento de restaurantes inteligente, que consiga automatizar todos os pedidos e o processo de cobrança, seja via tablet ou celular, reduzem a necessidade de recursos humanos para fazer essas tarefas.

Ter um sistema de gerenciamento que possui uma tela na cozinha, também reduzirá a dependência manual, e isso faz com que você gaste menos com funcionários para fazer isso e também, diminui os erros em pedidos. Assim que o pedido é feito na mesa, ele já aparece na tela da cozinha e começa a ser preparado.

7. Avalie a performance dos seus colaboradores

Monitorar e medir a performance dos colaboradores é essencial para identificar as áreas que eles são estão desenvolvendo melhor, e as que precisam de alguma mudança ou melhoria. Decida os indicadores de performance mais importantes para seu restaurante e seus colaboradores e, controle se as tarefas estão sendo executadas de acordo com o esperado.

Mais uma vez, um sistema pode te ajudar com uma funcionalidade de gerenciamento e monitoramento de pessoal, providenciando dados para treinar e melhorar a eficiência. Isso irá retornar para você como melhora na qualidade e consequentemente na venda de produtos.

Você pode utilizar as seguintes métricas de pessoal:

• Número de mesas atendidas;
• Quantidade e valor de itens vendidos;
• Descontos oferecidos para os clientes.

8. Diminuindo e, se possível, acabando com furtos

Uma das áreas onde restaurantes mais perdem dinheiro é com furtos no caixa e no estoque. Todas as dicas de automação e acompanhamento aumentam os custos, mas dificultam essa práticas. Existem diversas formas de furtos internos acontecerem em restaurantes, e para os proprietários, é difícil de identificar os pontos onde eles estão acontecendo. Por exemplo, colaboradores desonestos podem alterar o número de vendas de um dia e ficar com o dinheiro para eles, ou, o que acontece mais comumente, itens do estoque são furtados. A primeira maneira de diminuir isso é com os sistemas de automatização previamente indicados no texto, a segunda, seria definir tarefas e permissões para os funcionários para cada atividade, e mantenha um bom controle nos relatórios de diários.

9. Relatórios diários e semanais para identificar os custos do restaurante.

Outra dica importante que você deve seguir é manter um registro regular do seu negócio. Relatórios em tempo real são extremamente úteis nesse caso. Ao acompanhar os números e por meio de relatórios regulares, você poderá ter um controle sobre sua empresa e identificar as áreas de gastos altos e, ao mesmo tempo, ficar de olho nos relatórios de compra de vendas.

O relatório de compras e vendas deve ser auditado semanalmente ou quinzenalmente, dependendo do tamanho do restaurante. Além disso, há também a necessidade de monitorar o relatório de vendas mensal que fornece detalhes do desempenho de vendas de itens de cardápio individuais. Você deve, idealmente, eliminar ou readequar os preços dos itens de cardápio de baixo preço e alto custo de alimentos de vez em quando para reduzir o gastos.